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Au niveau européen, c’est le règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) 910/2014, d'application intégrale depuis le 1er juillet 2016, qui a permis de démontrer la volonté des états membres de démocratiser la dématérialisation, en : - renforçant la sécurité des échanges électroniques ; - reconnaissant la valeur universelle de la signature électronique ; - accordant la valeur juridique à un document numérique (principe de non-discrimination des preuves numériques devant les tribunaux).

Le Luxembourg fut le premier pays en Europe à instaurer un régime juridique favorable en matière d’archivage électronique tout en engageant l'état via la certification d'organismes prestataires de services. La loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique reconnaît la valeur probante des copies électroniques de documents papier, produites par un PSDC certifié respectant toutes les conditions de stricte fidélité à l'original, et, qui plus est, leur accorde une présomption de conformité à l'original.

La certification PSDC est délivrée par un organisme certificateur accrédité par l’Office Luxembourgeois d’Accréditation et de Surveillance (OLAS) avant d’obtenir l’agrément par l’Institut Luxembourgeois de Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services (ILNAS). L’ILNAS procède à l’inscription de l'organisation concernée dans la liste des PSDC (précisant les processus relatifs à la certification) établissant ainsi le statut de PSDC.

Le statut de PSDC-DC se définit comme : - Prestataire de Services de Dématérialisation, autrement dit, un organisme, habilité à créer des copies électroniques à valeur légale de documents papier ; - Prestataire de Services de Conservation, qui garantit l'intégrité, la confidentialité et la pérennité des archives électroniques pendant toute leur durée de rétention.

Labgroup et Numen ont toutes les deux obtenu la certification PSDC avant d’être agréées par l’ILNAS.

La combinaison des compétences de ces deux acteurs majeurs au Luxembourg s’avère fructueuse depuis plusieurs années maintenant. En effet, en 2015 Labgroup et Numen Europe ont décidé de combiner leur savoir-faire afin de pouvoir prendre en charge tout le cycle de vie des documents physiques et électroniques depuis la collecte jusqu’à la destruction certifiée. Ensemble, les sociétés sont également à même de garantir une continuité des opérations grâce à la redondance de leurs moyens et certifications. L’Université du Luxembourg, le Parlement européen et la Banque Raiffeisen comptent parmi leurs clients de renommée, soulignant l’efficience des services combinés des deux partenaires.

Dans le cadre de la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique, le Luxembourg compte désormais six PSDC dont :

• 3 prestataires spécialisés, certifiés PSDC-DC
• 1 société certifiée PSDC-DC pour 1 client
• 1 syndicat et 1 établissement public, certifiés PSDC-Conservation

Ce nombre relativement faible peut s’expliquer par les investissements conséquents qu’une société doit prévoir si elle souhaite obtenir le statut de PSDC.

 

Afin de tirer un premier bilan, un an et demi après la mise en application du statut PSDC, les deux acteurs de l’archivage électronique légal ont organisé une conférence privée, le 4 octobre 2018 ; une occasion d’expliquer aux invités l’évolution et la réalité de ce statut ainsi que l’efficacité d’un processus digital.

Au programme de cette matinée était une conférence interactive présentant le statut, son cadre et ses spécificités juridiques. Un premier bilan a été dressé par la suite, répondant à trois questions majeures :

1. Quid de la position du statut PSDC au niveau international ?

Les voisins luxembourgeois démocratisent la dématérialisation à leur tour ! Le Luxembourg, étant le premier pays à créer un cadre spécifique, les pays voisins n’ont pas manqué à suivre la tendance du digital en créant un cadre favorable au « zéro papier », complétant ainsi le règlement eIDAS (en Belgique le Digital Act et en France le référentiel NF-461 & la norme NF Z 42-026). La présence du statut de « prestataire qualifié » est renforcée, permettant une reconnaissance du PSDC, ayant progressivement pris de l’ampleur au niveau international.

2. PSDC – Quo vadis ?

Autant la question de l’archivage électronique est d'actualité dans les entreprises, autant les décisions de sauter le pas tardent !. En termes d’investissements, ce n’est tout simplement pas prioritaire. Le cycle de décision est très lent et trop souvent, les projets restent au stade de réflexion (reculer pour mieux sauter ?). À ce jour, une dizaine d'organisations sont en voie de tirer bénéfice du PSDC, mais le processus reste lent. Le marché est encore en devenir, mais en forte croissance avec la conjonction de l’archivage et de la signature électronique ; une complémentarité entre le cadre légal luxembourgeois permettant d’accélérer et d’élargir la transformation digitale et l’eIDAS, qui confère une valeur légale européenne aux services de confiance numérique, tels que la signature électronique et l’horodatage.

3. Homo Papyrus vs Homo Digitalis : la question des coûts cachés.

Les clients qui ont franchi le cap constatent une diminution du coût et une augmentation de la qualité du service client. Meilleur partage des connaissances, diminution des risques de perte de l’information, garantie de la confidentialité des données…les bénéfices sont nombreux. Toutefois, les réels avantages se présentent souvent en termes de « d'économies cachées » ; ex. que vaut le temps d’un cadre qui met chaque jour 15 minutes à signer les contrats papier ? Quel est le coût d’un processus papier vs un processus dématérialisé ?

Le PSDC demande un travail en amont, une certaine maturité/stabilité digitale d’une structure, bien avant son implémentation. La numérisation est un tout qui inclut différentes étapes. Première étape ? Fermer le robinet de la production du papier en dématérialisant les échanges, puis en dématérialisant les processus.